Как провезти мероприятие через границу. MICE.

 

45 дней до…

 

Первое, с чего мы начали, определились с направлением. Мы везли на бизнес-конференцию более 70 человек, а это довольно много. Бюджет поездки был хорошим, но отнюдь не резиновым. А это значит, что выбрать нужно было из наиболее близких, но комфортных направлений. Сконцентрировавшись на соотношении «цена-качество», совместно с клиентом мы остановились на Кракове. Том городе, который совместил в себе богатую историю и культурное наследие с современным сервисом и близким славянским менталитетом.

Нам было не просто в кратчайшие сроки найти отель в центре города, способный принять одновременно такое количество людей и обеспечить необходимые условия для конференции. Но возможно. Достаточно было планомерно связаться со всеми гостиницами города, интересующей нас классности.

План пребывания группы был составлен четко и без труда. Секрет успеха в том, чтобы зафиксировать все задачи, требующие решения во время поездки, и разложить их по временным полочкам. С согласованиями и бронью в Кракове трудностей не возникло – сказывается европейский подход к ведению дел, ориентированный на клиента и его нужды.

Наиболее трудоемким процессом стал сбор документов для оформления групповой визы. Извлеченный урок - не нужно переоценивать самоорганизованность взрослого человека.

1-ый день в пути.

У нас было два автобуса, два сопровождающих, четыре душевных водителя и порядка 70 участников поездки. И первое о чем стоит помнить организатору – это намеченный план, по которому он должен организовывать людей и следить за исполнением все норм и правил корпоративной ответственности в поездке.

Также ночь в дороге убедила нас, что наличие в автобусе гида, детально осведомленного о каждой кочке и деревце по вашему маршруту, оправдывает свою статью расходов в бюджете.

2-ой день в Кракове.

В Кракове в общем все шло, как по маслу. И дело тут не только в знаменитом польском гостеприимстве, но и в тщательном периоде подготовки к мероприятию.

Особенно мы остались довольны нашим стремлением максимально информировать людей о плане поездки. Это дало ожидаемый результат. Мы разместили краткий тайминг на именных бейджах, а  подробная информация по всей поездке и полезные советы были четко расписаны в адженде участника. Впоследствии мы получили множества хвалебных отзывов об удобстве и продуманности раздаточных материалов.

Сам HolidayInnпорадовал четкостью в работе и вкусной кухней. От нас он заслужил только положительные отзывы.

3-ий день в Кракове.

Ранний подъем на следующий день уже стал квестом для многих участников. Но это стало не последним испытанием. Второй день был посвящен историко-культурной части поездки и начинался он с экскурсионной схватки по городу.  За три часа командам, выброшенным в городском центре с картой, пакетом заданий и вспомогательных материалов, пришлось сфотографировать все, побывать везде, найти ответы на страницах истории Кракова или Википедии и даже покреативить. Кому-то оказалось мало времени, кому-то помешала погода, кто-то смог рационализировать силы своей команды и вырвать победу идеально пройдя все испытания. Квест был призван заменить типичную обзорную экскурсии (которой возможно и не хватило) и немного расшевелить людей (что определённо удалось). Вывод для будущий проектов:  нужно катать людей по окрестностям с набором дежурных фраз, но только в том случае, если это не скажется на рациональном использованием времени.

После обеда в типичном гуральском ресторане участников поездки ждала экскурсия по Королевским шахтам Велички и 348 ступеней вниз, а потом еще 120, и еще 200 и конечно бесчисленные туннели и повороты, пока через два часа волшебный лифт размером со спичечный коробок не унес их обратно в дождливую весну Кракова. Главная выдержка для ивентора из речи экскурсовода: «Раньше в Величке туристов встречали оркестром и бенгальскими огнями и даже катали на пароходе по искусственному соляному озеру, а сейчас все не так интересно». Это же готовая идея для старт-апа. Дерзайте, что сказать.

Интересный урок мы, коренные минчанки, извлекли перед началом вечерней части программы. Долго рассказывать зачем, но нам внезапно понадобились расписные краковские пряники. Гугл показал наличие специализированно магазинчика совсем неподалеку. Импульсивным решением стал вызов такси. Прокатавшись полчаса вокруг старого города удалось добраться ближе на метров 300, чем мы находились изначально. Вывод – в экстренной ситуации в таких городах как Краков или например Прага, лучше добираться пешком. Пряники заменили на фирменные печеньки из ресторана, в котором проходил гала-ужин. Приключение исчерпано.

Вечерняя программа прошла в формате банкета в старинном польском ресторане с исключительной национальной кухней. Удивили отзывчивые и инициативные поляки, как приглашенный DJ, прекрасно сработавший в паре с привезенным из Беларуси ведущим, так и фолк-бэнд, с легкостью подписавшийся на авантюрную импровизацию танцевального батла с гостями вечера.

4-ый день в пути.

Обратный путь оказался наиболее спокойным и монотонным за всю поездку. За весь день удалось извлечь один ценный урок по расчету тайминга: бесполезно прогнозировать время оформления ватов на польской границе. Даже если у тебя только 4 человека в автобусе, которые решили оформить покупки, это абсолютно не значит, что тебя не смогут опередить 7 туристических автобусов в этой очереди.

Неделями после…

Мы получили положительный отзыв от Клиента и чемодан приятных эмоций, теплых воспоминаний и полезных уроков, которые помогают нам совершенствоваться дальше в нашей работе. Ура.